Hvordan kan du sikre at godkjenning av inngående faktura er minst mulig plunder og heft?
Utfordringer ved mottak av faktura |
Opplever du at prosessen med å godkjenne inngående faktura er tidkrevende og for manuell?
Du er prisgitt at leverandøren oppgir korrekt informasjon på fakturaen. Men til tross for at standardformater (EHF) og elektronisk datautveksling har digitalisert innkjøps- og faktureringsprosessene, kommer faktura ofte med mangelfull informasjon eller med referanser på feil sted.
Vår erfaring er at den fakturareferanse ofte plasseres i feil felter, som f.eks fritekstfelt, konteringsfelt eller prosjektreferansefelt. Vi ser også at fakturareferansen ofte er oppgitt sammen med et navn eller beskrivende tekst, noe som gjør at automatikken i Unit4 ERP ikke klarer å tolke referansen. Som en konsekvens av dette må en ofte "rydde opp" manuelt før faktura sendes på arbeidsflyt. |
|
|
Den enkleste løsningen er å "tvinge" leverandøren til å oppgi korrekt informasjon på fakturaen. Erfaringsmessig viser det seg å være en krevende oppgave. Selv om offentlige myndigheter satte krav til EHF faktura allerede i 2011 så er det fremdeles mange leverandører, ofte små, som ikke leverer på dette formatet. For disse finnes det portaler hvor de kan registrere fakturaen, hvor denne konverteres og kan sendes til deg som EHF.
Tellit Solutions har i samarbeid med Logiq utviklet en standard integrasjon med Logiq Dokumentkontroll for Unit4 ERP. (Løsningen forutsetter at man benytter Logiq Aksesspunkt for distribusjon av EHF fakturaer.) |
|
|
Hva er Logiq dokumentkontroll? |
Logiq Dokumentkontroll er en skytjeneste som kontrollerer innkommende fakturaer og andre EHF-dokumenter før de importeres til Unit4 ERP.
Gjennom innovativ teknologi automatiseres mottaket av dokumenter, og avvik avdekkes basert på dine regler og behov. Gyldige fakturareferanser og leverandørinformasjon hentes direkte fra Unit4. Og avvik korrigeres automatisk av algoritmene i Logiq dokumentkontroll.
Dersom fakturaen inneholder feil eller mangler som ikke kan korrigeres automatisk, kan kunden selv legge premissene for hvordan avviket skal håndteres: - Fakturaen stoppes og gjøres tilgjengelig i Loqic Customer Portal
Du da må selv manuelt korrigere informasjonen før den sendes videre til Unit4 ERP.
Fakturaen stoppes og leverandør varsles.
Leverandør informeres om hvilke krav din bedrift har til fakturainformasjon, og de må selv korrigere informasjonen i en portalløsning før den sendes videre.
Dersom leverandør ikke korrigerer informasjonen innen tidsfristen eller dersom leverandør mangler epost-adresse for varsling, så vil dette varsles i Tellit Fakturaimport. - Fakturaen sendes gjennom, men med markering av hva som er feil.
Leverandør vil varsles om feilene, med en oppfordring om at dette ønskes utbedret på neste faktura.
|
|
|
Når fakturaen har passert dokumentkontrollen vil den i neste steg møte Tellit SMARTKontering. Dette er en løsning som automatisk konterer fakturaen med riktig konto og andre konteringsverdier basert på hovrdan tidligere fakturaer fra samme leverandør er kontert og bokført. Gjennom maskinlæring vil løsningen blir smartere og smartere og fakturakonteringen blir mer og mer nøyaktig. Resultatet er at færre EHF fakturaer krever manuell behandling, både i fakturamottak og i fakturagodkjenningsprosessen.
| |
|
Utbetaler du til riktig bankkonto? |
Vi har alle lest saker i media hvor økonomisjefer har blitt lurt til å utbetale store beløp til noe som i ettertid viser seg å være feil/falsk bankkonto - ofte i en stresset situasjon med stort tidspress.
Tellit Konto Validator er en løsning for å validere bankkonto mot Nets' KAR register. Dette er et felles register over alle konti i norske banker. Tellit Konto Validator validerer at bankkontoen faktisk tilhører den aktuelle leverandøren.
Verdipapirforetakenes Forbund uttaler at "KAR vil være nyttig i forbindelse med kontroll etter hvitvaskingsregelverket for å avdekke om det oppgitte kontonummeret er knyttet til kunden eller ei." |
|
|
|
