Forberedelser før overgang til Nasjonalt vitenarkiv (NVA)

NVA-prosjektet er nå i sluttfasen, men et par sentrale momenter gjenstår å få på plass før alle Cristin-institusjoner kan ta tjenesten i bruk. Blant annet må to sentrale tester gjennomføres, og resultatet godkjennes.

1. En test av NVA sin funksjonalitet skulle etter planen blitt avholdt i slutten av april. Dette tidspunktet ble forskjøvet for å sikre at vi får med oss viktige innspill til testopplegget fra den eksterne testgruppen. Vi arbeider for tiden sammen med testgruppen, med å innarbeide disse innspillene, og håper å gjennomføre en ende-til ende-test (akseptansetest) i løpet av noen uker.
   
   
2. For tiden pågår også en annen sentral test: Nemlig en migreringstest, hvor vi tester kvaliteten på data som kopieres til NVA fra både Cristin og Brage. Denne testen skal sikre at overføringen av data blir mest mulig komplett og har tilfredsstillende kvalitet fra første stund.  

I dette nyhetsbrevet kan du lese mer om dette, om hvordan opplæring i oppsett og bruk av NVA vil foregå, og om hvorfor det er lurt å rydde i egne data nå.  

Hilsen oss i NVA-prosjektet,
16. mai 2024 

Denne testen skal vise om funksjonaliteten i NVA fyller kravene som er satt. Dette er en type test som blir gjennomført når man er nokså sikker på at systemet vil innfri kravene. Testen skal avdekke om foreliggende versjon av NVA inneholder kritiske feil eller mangler.

Syretesten er om noen ikke vil være i stand til å få gjort jobben som de er forventet å gjøre i NVA. Den kontinuerlige utviklingen gjennom hele produktets levetid vil ivareta forbedringsønsker og innspill utover det kritiske. 

Det er viktig at selve funksjonalitetstesten er i stand til å fange opp eventuelle kritiske feil og mangler som ikke er fanget opp fram til nå. Resultatene fra testen er avgjørende for om prosjektet sin styringsgruppe kan gi klarsignal for det videre arbeidet med å rulle ut NVA til alle institusjoner. 

Forutsatt at funksjonell test (E2E-test) og migreringstest blir godkjent, så vil påloggingen til Cristin stenges i løpet av juni, for å kunne forberede migrering av data til NVA.

Nøyaktig tidspunkt for stenging av Cristin avhenger imidlertid av resultatet av disse testene, som begge er viktige milepæler i prosjektet. Når påloggingen til Cristin stenges innebærer dette at det kun vil være mulig å lese innholdet i Cristin, men det vil ikke være mulig å redigere eksisterende innhold eller legge til nytt innhold i Cristin. 

Vi håper å kunne gjennomføre E2E-testen i begynnelsen av juni, slik at vi raskt etter kan melde om resultatet, og informere sektorene og sluttbrukerne om videre plan for innføring. Selv om det dessverre er litt usikkerhet knyttet til konkrete datoer, anbefaler vi alle institusjoner om å gjøre nødvendige forberedelser. Dette vil sikre en smidigere overgang. 

Vi gjennomfører for tiden også en migreringstest. Dette er en sjekk av kvaliteten på alle data som blir kopiert fra Cristin og dagens vitenarkiver over til NVA. Testen har som formål å avdekke feil og mangler i data, slik at datakvaliteten blir så god som mulig etter overgangen til NVA.

• Kontinuerlig forbedring for alle. Tilbakemeldingene fra dere ute hos institusjonene fører fortløpende til forbedringer i migreringsrutinene. Flere felter blir synlige, nye kontroller blir satt opp og duplikater blir slått sammen. Forbedringer rulles ut fortløpende, og blir gjeldende hos alle institusjoner.
• Automatikk og kompromisser. Utfordringer knyttet til kildedata i Brage og Cristin blir stadig mer synlig, etter hvert som innmeldte feil og mangler utbedres i NVA. Slike utfordringer kan være ulik praksis som vanskeliggjør sammenslåing av duplikater, det kan være å avgjøre hva som er korrekt å videreføre ifm. sampublikasjoner med ulikheter mellom institusjoner, eller variasjoner i hvor den beste datakvaliteten finnes når ulike kilder blir slått sammen. Datamengdene er så store at vi er avhengige av automatikk for å flytte og bearbeide data, og oppsett av denne automatikken innebærer noen kompromisser og avgjørelser som ikke alle alltid vil være enige i. Prinsippene for migrering vil bli beskrevet på prosjektets nettsted i løpet av kort tid.
• Ingenting slettes. Det er også viktig å understreke at migrering av data innebærer at vi tar en kopi av dataene i Cristin. Ingen data vil bli slettet. Hvis vi oppdager feil i en migrering, kan vi gjøre den på nytt. Men selve kvaliteten på dataene ligger i grunnlaget: Det som blir synlig i NVA blir ikke bedre enn de dataene som kommer inn via migreringen.  
• Økt kvalitet med én metadatapost. At det blir én metadatapost er et viktig element i at det blir enklere å vedlikeholde informasjon og opprettholde god datakvalitet i fremtiden. Men for at grunnlaget man starter med skal være best mulig, er det altså lurt å gjøre en ryddejobb i forkant.
• Dialog og informasjon. Vi mottar både stort og smått av nyttige tilbakemeldinger. Kvaliteten øker raskt, og testen fungerer som ønsket. Alle innmeldte utfordringer følges opp med dialog per e-post. Har du meldt inn noe, men ikke hørt fra oss, så ligger du i køen, og vi jobber så raskt vi kan med å ta unna denne. Testen av datakvalitet har en egen nettside som blir kontinuerlig oppdatert med siste nytt. 

Forutsatt at resultatet av funksjonell test og test av datakvalitet blir godkjent, så vil påloggingen til Cristin stenges i slutten av juni. Etter at Cristin er satt i lesemodus kan du fortsatt søke opp og se resultater i Cristin, men du kan ikke registrere nye resultater, eller redigere resultater før institusjonen din har fått tilgang til NVA. 

Før vi kopierer informasjon fra Cristin til NVA, anbefaler vi at alle institusjoner ser gjennom egne data, slik at det blir importert færrest mulig dubletter. 

For hjelp i dette arbeidet, se mer informasjon på nettsiden Utfasing av Cristin og overgang til NVA > 

I forbindelse med overgangen til NVA vil det bli avholdt ett eller flere webinar, hvor vi tilbyr grunnleggende gjennomgang av tjenesten, og hvor roller og funksjonalitet blir gjennomgått. Skriftlig veiledningsmateriell blir fortløpende gjort tilgjengelig på hjelpesidene til NVA. 

Her finnes det blant annet en veiledning i hvordan man setter opp en ny institusjon på 1-2-3, en beskrivelse av de ulike rollene i NVA, en grunnleggende veiledning i bruk av NVA for nye brukere, samt en oversikt over kategorier og begreper. 

I forbindelse med overgang til NVA for den enkelte institusjon vil administrator få tilsendt skreddersydd informasjon for å sikre en best mulig start. Informasjonen vil peke på det som kreves av oppsett og aktiviteter for å komme godt i gang med NVA for institusjonen. 

I overgangsperioden, fra Cristin stenger for pålogging til alle institusjonene har kommet i gang med NVA, vil prosjektet tilby hyppige tidspunkter med åpne webinarer. Her vil det være mulig å logge seg på og ha en dialog om hva det måtte være. Brukerstøtten vil også være skalert opp i denne perioden, for å kunne tilby snarlig bistand. 

Vi vil også produsere en informasjonsvideo, som vil fortelle overordnet om hva tjenesten Nasjonalt vitenarkiv er, og om hvem som kan bruke den. Denne er institusjonene velkomne til å bruke internt i sitt informasjonsarbeid når den er klar.  

Alle som ønsker det, kan allerede gjøre seg kjent med nåværende versjon av NVA på test.nva.sikt.no. Merk at det da er funksjonaliteten til systemet du prøver ut. Datakvaliteten vil ikke være i mål før vi gjør den endelige migreringen til produksjonsmiljøet. Resultatene som vises, kan derfor oppleves feil eller være utdaterte. 

Når første fullskala versjon av NVA er tatt i bruk, vil bruken av tjenesten fortsatt kunne avdekke feil og mangler. Daglig bruk vil helt sikkert også avdekke nye ønsker om funksjonalitet. NVA er rigget på en slik måte at kontinuerlig utvikling skal skje i hele produktets levetid.  

Riggen for å melde inn, prioritere og synliggjøre eksisterende ønsker, er noe vi jobber med å få på plass før overgangen. Produktråd for forskningsinformasjon vil ha en sentral plass i prioriteringen av de innspill som kommer fra brukerne her. 

Brukerstøtte og kontakt med oss i Sikt angående innføringsprosjektet for NVA kan sendes til kontakt@sikt.no. Merk gjerne e-posten med "NVA" eller "Nasjonalt vitenarkiv", i tillegg til ditt eget emne. 

Les mer om prosjektet på nettsidene >>

Gi oss gjerne tilbakemelding, ros eller ris, og hjelp oss med å spre dette til alle som kan ha interesse av Nasjonalt vitenarkiv. 

Det er mulig å melde seg på nyhetsbrevet her >>

Nasjonalt vitenarkiv (NVA)

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

Jeg ønsker ikke å motta flere nyhetsbrev fra NVA